Blog
Jak monitorować wydruki pracowników i oszczędzić?
Praktyczny przewodnik dla firm
Koszty związane z drukowaniem są często wyższe niż możnaby się spodziewać. Papier, tusze i tonery do drukarek, konserwacja czy serwis urządzeń, a także energia elektryczna wiążą się z dużymi wydatkami i mogą stanowić poważne obciążenie dla rocznego budżetu firmy. Wiele firm zaczęło szukać sposobów na monitorowanie wydruków dokumentów przez pracowników, aby zaoszczędzić pieniądze przy jednoczesnym zachowaniu komfortu pracy. Odpowiedni system kontroli wydruków pomaga obniżyć koszty eksploatacji drukarki i zwiększa bezpieczeństwo dokumentów oraz minimalizuje marnotrawstwo zasobów.
Dlaczego warto monitorować wydruki pracowników?
Przez większość czasu proces drukowania w firmie jest w zasadzie niemonitorowany. Wielu pracowników ma tendencję do drukowania dokumentów więcej niż jeden raz i tworzenia kolorowych wydruków tam, gdzie nie jest to konieczne, a także produkowania wielu materiałów, które zostaną zmarnowane w koszu na śmieci. Skutkuje to dodatkowym zużyciem papieru, a także szybkim zużyciem tuszu i tonera.
Monitorowanie liczby wydrukowanych stron pomaga stworzyć obraz wykorzystania sprzętu drukującego w firmie. Kiedy monitorujemy ilość wydruków, dowiadujemy się, który dział ma najdroższe wydruki, który dokument jest drukowany najczęściej i gdzie ponosimy największe wydatki. Jest to w zasadzie pierwszy krok w kierunku optymalizacji kosztów druku
Jak działa monitoring wydruków w firmie?
Obecnie drukarki i urządzenia wielofunkcyjne umożliwiają szczegółowe śledzenie aktywności użytkownika. System monitorowania druku śledzi strony zrealizowane w ramach zadania drukowania, rodzaj drukowanych dokumentów, drukowanie w kolorze i zużycie materiałów eksploatacyjnych.
Zebrane przez firmę dane są wykorzystywane do analizy kosztów druku. Z kolei firma widzi, gdzie trafiają jej koszty i może wdrożyć środki oszczędnościowe w celu wyeliminowania niepotrzebnych kosztów. Ponadto monitorowanie druku pomaga w określaniu nieefektywnych procesów i planowaniu optymalnego wykorzystania sprzętu drukującego.
Oprogramowanie do zarządzania drukiem kluczem do oszczędności i kontroli kosztów
W ramach kontroli wydruku mamy do dyspozycji kilka programów, które znacząco to ułatwią.
PaperCut MF, czyli kompleksowe monitorowanie wydruków pracowników
PaperCut MF stała się jedną z głównych wiodących aplikacji. Umożliwia ona firmie rejestrowanie tego, co pracownicy drukują, a także generuje raporty dotyczące związanych z tym kosztów oraz przypisywanie generowanych przez nich wydruków do poszczególnych użytkowników, działów lub projektów. Organizacja będzie zatem w stanie jasno wykazać koszty drukowania dokumentów z każdego działu i szybko zidentyfikować, gdzie ich budżet może być niepotrzebnie wykorzystywany.
PaperCut MF posiada funkcję Follow Me Printing: wysłany papier będzie przechowywany na serwerze i nie zostanie wydrukowany, dopóki użytkownik nie autoryzuje jego wydruku na urządzeniu. Zmniejsza to liczbę błędów pojawiających się podczas procesu drukowania, oszczędza papier i zapewnia bezpieczeństwo danych.
YSoft SAFEQ - kontrola kosztów i bezpieczeństwo dokumentów
YSoft SAFEQ to przede wszystkim zarządzanie kosztami i ochrona dokumentów System ten jest bardzo popularnym rozwiązaniem w średnich i większych firmach. Oprócz możliwości śledzenia drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów, rozwiązanie YSoft SAFEQ dostarcza również administratorom informacji na temat aktywności użytkowników, kosztów związanych z drukowaniem, a także wykorzystania określonych urządzeń drukujących. Włączając opcję autoryzacji, można ograniczyć dostęp użytkowników do urządzenia i określonych funkcji. Dodatkowo, pozwala to organizacjom na stosowanie limitów drukowania. Firmy mogą również narzucić domyślne drukowanie dwustronne i czarno-białe, co wygeneruje pewne oszczędności.
uniFLOW – rozwiązanie dla dużych organizacji
W dużych przedsiębiorstwach często wykorzystywany jest system uniFLOW. Narzędzie oferuje zaawansowane raportowanie, rozliczanie kosztów wydruków oraz integrację z systemami obiegu dokumentów. Dzięki temu możemy jest nie tylko monitorować wydruki pracowników, ale również zoptymalizować cały proces zarządzania dokumentami w firmie.
UniFLOW pozwala automatycznie kierować zadania drukowania do najbardziej ekonomicznych urządzeń. Jeśli pracownik wysyła duży dokument do kosztownej drukarki kolorowej, system może przekierować go do tańszego urządzenia monochromatycznego, dzięki temu ograniczając koszty eksploatacji.
Jakie korzyści daje oprogramowanie do zarządzania drukiem?
Największą zaletą wdrożenia systemu monitorowania wydruków jest pełna kontrola nad kosztami drukowania. Firma zyskuje dostęp do szczegółowych danych dotyczących wykorzystania drukarek, zużycia papieru oraz tuszu/toneru. Dzięki temu łatwiej planować zakupy materiałów eksploatacyjnych, ograniczać zbędne wydruki oraz zwiększać efektywność pracy.
- zmniejszenie kosztów drukowania nawet o kilkadziesiąt procent,
- ograniczenie zużycia papieru,
- kontrolę wydruków pracowników,
- monitorowanie stanu tuszów i tonerów,
- zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów,
- automatyczne raportowanie kosztów,
- optymalizację wykorzystania drukarek,
- łatwiejsze zarządzanie flotą urządzeń drukujących.
Dla firm, które zastanawiają się, jak monitorować wydruki pracowników i oszczędzić, profesjonalne oprogramowanie do zarządzania drukiem jest obecnie jednym z najbardziej efektywnych narzędzi pozwalających ograniczyć koszty eksploatacji drukarek i zwiększyć kontrolę nad obiegiem dokumentów.
Podsumowanie
Jeśli zastanawiasz się, jak monitorować wydruki pracowników i oszczędzić, warto rozpocząć od wdrożenia systemu monitorowania oraz profesjonalnego oprogramowania do zarządzania drukiem. Kontrola wydruków, analiza kosztów, ograniczenie kolorowego druku oraz racjonalne wykorzystanie tuszów i tonerów pozwalają znacząco obniżyć koszty drukowania. To rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno małym firmom, jak i dużym przedsiębiorstwom posiadającym rozbudowaną flotę urządzeń drukujących.
Copyright © MAR-TON